- Gegevens
-
22 november 2010
-
door Dirk Visser
Aanwezig: Kees van den Berg, Joost Cosman, Theo Danes, Rick Driessen, Kees Elsinga, Siem Goede, Peter Groen, Theo den Haan, Wim Hafkamp, Michiel Hatenboer, Hans Hofstede, Bert Kaspers, Karin van Kesteren, Joram Knigge, Geline Kottier, Frans P. Nettekoven, Cees de Nood, Walter Ritmeijer, Annemiek van Rooij, Nico Ruiter, Johan van Steen, Sander Stok, Jaap Sulkers, Dirk Visser, Onno Waalewijn, Mara van Waveren, Frits Wegenwijs, Dennis Weijens en Robin Willems.
Afwezig met kennisgeving: Gabrielle Limonard en Els van Noorduyn
- Opening
- Notulen ALV 28 oktober 2009
Niet aanwezig. Reprimande voor de notulist
- Jaarverslag 2009
Onno Waalewijn vraagt n.a.v. 1e zin: 'De vereniging bevindt zich in een overgangsfase.' Jaap Sulkers: De vereniging heeft de ambitie om te groeien, vooral in het aantal jeugdleden. De opleiding van jeugdtrainers moet in een organisch kader. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden moeten duidelijk zijn. OW: Was toch altijd al het streven? JS: 't Gaat om de procedure bij AV '23. Nog niet alle lijntjes komen bij het bestuur uit. Dat moet beter worden gestructureerd. Bovendien worden er betalingen gedaan waarvan niet duidelijk is waarvoor.
OW vraagt naar verantwoordelijkheid van Jeugdbestuur (JB). Michiel Hatenboer: Sinds 1 april is JB verantwoordelijk voor alle jeugdactiviteiten incl. begroting. Karin van Kesteren: de eindverantwoordelijkheid ligt bij het bestuur.
- Financiën
OW: Financieel verslag 2008 niet goedgekeurd. KvK: deel van de stukken niet aanwezig. JS: Belangrijk is dat de vorderingen/verplichtingen ultimo 2009 in orde zijn. Toerekening per jaar helaas onmogelijk. OW stelt voor dat Kascommissie alsnog kijkt of uitgaven/inkomsten over 2008 in overeenstemming met begroting waren. OW krijgt bijval van Wim Hafkamp (ld Kascommissie).
AvR: Inkomsten over 2009 bedroegen ruim 112.000 euro en uitgaven ruim 124.000. Een negatief resulaat derhalve van 12.000 euro. Tegenvallende inkomstenposten: (a) contributie, (b) kantine en (c) evenementen.
Sub a: min 10.000 euro. Achterstand bij het binnenhalen van de contributie plus grote schoonmaak ledenbestand. De verwachte groei is behoorlijk achtergebleven mede als gevolg van de ledenstop tot de herfst.
Sub b: min 5.000 euro. Opbrengst circa 1.000 euro. In uitgaven ook veel kostenposten voor evenementen, feesten, kortom voor andere zaken dan de kantine. Frits Wegenwijs: Dit is een jaarlijks terugkerend probleem. Kunnen er geen duidelijke afspraken worden gemaakt? Robin Willems: Ieder jaar was de opbrengst drie- of viermaal zo hoog. Of er waren in2009 hogere kosten of lagere inkomsten. JS verwacht van RW antwoord op de vraag waarom zoveel andere kosten op de kantine zijn terechtgekomen. AvR: activiteiten en financiering daarvan moeten zo worden georganiseerd dat er helderheid komt. KvK: er gebeuren dingen in de vereniging waarvan het bestuur niet op de hoogte is en waarvan de uitgaven niet van tevoren met het bestuur zijn afgesproken. Dit is niet uit kwade wil, meer uit enthousiasme. Voortaan: eerst afspraak met bestuur voordat er uitgaven worden gedaan. JS: de kosten worden verkeerd verantwoord. Daar is, zo is hem gebleken, geen vinger achter te krijgen. Hans Hofstede vraagt naar de samenstelling van de kascommissie. RW: RW, Willem van Riemsdijk en Rinaldo Tauwnaar. De taakomschrijving is echter niet duidelijk.
Sub c: min 5.800 euro. Wel hadden de jaarlijkse prestatielopen een klein positief resultaat. Daarentegen was (zeer geslaagd) vrijwilligersfeest duur, ruim 1.200 euro.
De overige inkomsten waren iets hoger, aldus onze penningmeester.
Kees Elsinga pleit voor meer sponsors bij de prestatielopen. OW vroeger stonden de inkomsten uit de Marathon Amsterdam (vrijwilligers) van circa 2.100 euro bij opbrengst evenementen, nu onder overige inkomsten. Daardoor is voor een deel de min 5.800 euro verklaard.
AvR: Er is ook sprake van niet-ontvangen baten. Een deel van de contributie 2008 is overgeheveld naar de balans. Van die 5.600 euro is slechts 600 euro binnen. Frans Nettekoven: is er gebruik gemaakt van een incassobureau? AvR: vanaf herfst zijn niet-betalende leden aangeschreven. De vereniging is heel coulant geweest. Het ledenbestand is nu op orde.
AvR: De uitgaven waren conform de begroting. Uitschieters: Jeugd (plus 8.500), voornamelijk trainersweekeinde in Stockholm, oktober 2009 (ruim 5.000 euro). Het betrof hier “niet-geaccordeerde uitgaven”. Afsluiting pupillenseizoen kostte 1.000 euro. Onvoorzien (ruim 1.600 euro) betreft vooral aanschaf anti-inbraaksloten.
De inkomsten/uitgaven van Colours of Athletics staan niet op de begroting, maar op de balans. Jaarlijks wordt verantwoording afgelegd bij Atletiekunie.
Kees Elsinga: hoe voorkomen we in de toekomst overschrijding van de begroting? KvK: Alleen portefeuillehouders krijgen toestemming geld uit te geven en dat alleen als er een post is begroot. - Het eerste kwartaal van 2008 was heel penibel doordat de jeugdtrainers niet werden betaald. Nu zitten we met de gebakken peren. Zorg: hoe houden we de jeugdtrainers binnen boord?
Johan van Steen: Waarom kostte dat trainersweekend in Sockholm (5.300 euro) zoveel geld? MH: Uitgangspunt: jeugdtrainers zijn strikt noodzakelijk voor aanwas jeugdleden. Ingezet op versterking jeugdkader. Een van de ideeën: speciaal weekend om jeugdtrainers bij te spijkeren. Steeds meer trainers in dienst; daardoor is dit zo uit de hand gelopen. Resultaat: kader jeugdtrainers versterkt en geen wachtlijsten meer. RW: Trainersweekend begroot op 18 à 20 deelnemers x 150 euro. Uiteindelijk 27 deelnemers, terwijl de kosten 50 euro p.p. hoger uitvielen. KE: Trendbreuk nodig.
OW: Afsluiting pupillenseizoen 1.000 euro? Antwoord: bbq 750 euro; overige etenswaren 250 euro. Bijdrage iedere deelnemer 5 euro. In komsten opgeborgen in kistje. Waar o waar? Wordt uitgezocht.
FW (penningmeester Amsterdam Atletiek)wijst erop dat het honorarium voor Bram Wassenaar (die de toppers van AAAC, AV '23 en Phanos traint, de zg. Bramsterdammers) 2.000 euro bedraagt.
KvK wil een besluit waarin wordt vastgelegd dat de uitgaven alleen gedaan mogen worden door portefeuillehouders en dan nog binnen de begroting. Nico Ruiter (oud-penningmeester) vindt dit voor een kleine vereniging geen goed middel. Zo worden nieuwe initiatieven doodgedrukt omdat er geen geld voor is. KE daarentegen ziet zo'n richtlijn niet als een beperking van zijn enthousiasme bij het organiseren van de Nescioloop. OW vat samen: betere controle op de uitgaven nodig.
AvR: Het eigen vermogen van de vereniging is van eind 2008 tot eind 2009 gedaald van 20.000 euro naar 12.000 euro. Nog te betalen: honorarium Bram Wassenaar 2.000, belastingaanslag 1.000, kosten fysiotherapie 1.000. Extra kosten 2009: 4.000 euro. KvK: Jaarrekening hierop aanpassen.
KvK: Bestuur is te positief geweest bij het opstellen van de begroting. Voortaan conservatiever begroten. AvR: zo'n laag eigen vermogen is niet goed in verband met verplichtingen.
Wim Hafkamp brengt namens Kascommissie verslag uit. Alle stukken doorgenomen. Geschrokken van twee zaken: (1) impact penningmeesterschap Sjaak Smit op resultaat 2008/2009. Over 2008 geen kascommissie, is “hartstikke vervelend”. Huidige penningmeester heeft er alles aan gedaan dat achterstallige contributie alsnog binnenkomt. (2) Ongeautoriseerde bestedingen. Vereniging “geweldig aan het afglijden”.
Ook geen overzicht beschikbaar over betalingen aan trainers (in totaal 50.000 euro). Daardoor extra kwetsbaar. Zonder systeem “kan niet meer”.
Ook elk jaar onduidelijkheden over kantine. Geen fatsoenlijke kasverantwoording waardoor er onvoldoende overzicht is. Met kantinecommissie moeten betere afspraken worden gemaakt.
Met Jeugdbestuur goede afspraken over inkomsten/uitgaven.
Verantwoording evenementen uitstekend. Verbazingwekkend dat die zo weinig inkomsten voor de vereniging genereren.
Voorstel Kantinecommissie: penningmeester te déchargeren. Tussentijds proberen zaken op de rails te krijgen. Over een jaar volledige décharge. Tot zover Wim Hafkamp.
KE wijst erop dat de vorige penningmeester geen frauduleuze handelingen heeft gepleegd. Wel veel contributie misgelopen. Vergroot noodzaak van een beter systeem.
De penningmeester wordt gdéchargeerd. Veel dank voor al het werk door haar en haar man Frank verricht.
- Clubhuis/evt. verbouwing
Gemeente wil AV '23 geen voorfinanciering verbouwing verlenen. Wel bereid tot verkoop. Taxatie in opdracht van de Gemeente: 275.000 euro. Door AV '23 (MH en FW) afgewezen. Gemeente wil wel deel verbouwing voorfinancieren, hetgeen hogere huur tot gevolg heeft. Onduidelijkheden in verband met fusie Stadsdelen, bezuinigingsplannen en nieuw Stadsdeelbestuur. Geduld nodig.
Realistisch: kleine verbouwing, incl. huurverhoging. Door Gemeente opgegeven kosten voor onderhoud niet realistisch. OW: bonnetjes vragen. FW: achterstallig onderhoud voor rekening Stadsdeel. FN: Toplaag baan wordt volgens afspraak na tien jaar vervangen. Kosten circa ton.
Op vraag van Johan van Steen zegt MH dat er onduidelijkheid is over energierekening. Sinds kort krijgt AV '23 eigen rekening. Sander Stok wil via MH lijstje van achterstallig onderhoud leveren, bestemd voor de heer Gerrit de Koe van het Stadsdeel.
Nodig om onderhoudscommissie in te stellen. Cees de Nood vraagt naar de taken en verantwoordelijkheden.
FW laat weten niet langer beschikbaar te zijn voor werkzaamheden ivm met verbouwing. Hij vraagt het bestuur naar een vervanger om te kijken.
- Club van 100
Leden van het clubje: Els van Noorduyn (vz), Arend de Jong, Jaap Sulkers en Dirk Visser. Bedoeling extra geld voor topsporters bijeen te brengen. Opbrengst Cv100 niet bedoeld om tekorten van de vereniging te dekken. Cv100 valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. KE: ALV moet kunnen instemmen met bestemming van het geld. NR: waarom niet enige vorm van Statuten?
CdN: aan trainingspakkenwedstrijd deed maar 1 senior mee. Theo Danes: te veel risico na een maand training op blessures. Daarvoor is tr.-p.-w. een te onbelangrijke wedstrijd. CdN: zijn toppers dan geen voorbeeld voor pupillen? KvK: bestuur zoekt betere vorm van uitwisseling tussen de geledingen.
- Organisatie verenigingsbestuur
JS: heel veel leden doen heel veel. De coördinatie is niet optimaal. Er moet een zodanige clustering komen dat voor elke activiteit iemand verantwoordelijk is, terwijl er toch een samenhang is. Hoe is bijv. samenhang tussen trainers met het oog op hun opleiding?
KE: cruciaal is dat er korte lijnen zijn tussen bestuurslid en organisator(en) van een evenement. Wisselwerking en goede communicatie nodig. JvS: wie gaat dat regelen? KvK: bestuur. NR stelt voor onderscheid te maken tussen werkbestuur en strategisch bestuur. Hij heeft grote vraagtekens bij strategische keuzes van het huidige bestuur. JS: zoiets net op afstand regelen. KE: bestuur niet op te grote afstand. Vrijwilligers moete zich verbonden weten met bestuur.
- Bestuursverkiezing
Kandidaten Hans Hofstede en Dennis Weijens.
HH: lid sinds augustus 2009. Sfeer bij de club spreekt hem aan. Traint op di-avond en zat-morgen. Ingeschreven voor Nescioloop. Jaargang 1943. Gepensioneerd stedebouwkundige/projectmanager bij Gemeente Amsterdam. Opleiding Bouwkunde Delft. Bestuurlijke ervaring: oprichting bewonersvereniging in Noord; bestuur school W'meer. Zeker niet van plan om alles zelf te gaan doen. Zou in strijd met karakter van de vereniging zijn. Binnen AV '23 geweldig gemotiveerde mensen. Bestuur hoeft weinig te doen als de organisatie goed loopt.
DW: 24 jaar; lid vanaf 7e. Sprinter 100m, 200m, ver, hinkstapsprong. Studeert Industriële vormgeving aan TU Delft. Hoopt eind 2010 af te studeren. In bestuur link tussen topsportgroep en bestuur.
Bij acclamatie worden Hans Hofstede en Dennis Weijens gekozen.
MH, na opgemerkt te hebben dat de vrouwen ondervertegenwoordigd zijn in het bestuur, spreekt aftredende voorzitter Karin van Kesteren toe. Heel verstandig heeft zij het voorzitterschap anders ingevuld dan haar voorganger Robin Willems. Zij heeft ernaar gestreefd structuur aan te brengen in vereniging zodat bestuur meer op de achtergrond zou kunnen functioneren. Dit heeft geleid tot onder meer oprichting van het Jeugdbestuur. Vergaderen onder leiding van Karin was altijd heel erg leuk en sfeervol. Zij is mensenmens. Zij was Moeder van de Vereniging.
Karin heeft genoten van dit bestuur en vooral van de steeds betere samenwerking. Zij dankt voor het haar geschonken vertrouwen.
- Instelling Kascommissie. Samenstelling ongewijzigd. Bestuur bedankt de leden van de Kascommissie voor hun werkzaamheden.
- Rondvraag.
Geen
- Sluiting te 23.30 uur.
